# Installation und erster Start

Workflow für Verbände und KMU · Dokumentationsstand 8. November 2026.

Diese Anleitung führt vom Download bis zum ersten bearbeiteten Vorgang. Sie ist auch ohne Anmeldung verfügbar. Technische Konfiguration, Berechtigungen und Betrieb werden im Superuser-Handbuch vertieft. Beispiele enthalten keine echten Zugangsdaten.

## 1. Voraussetzungen

Die Sprachauswahl bietet Deutsch, Englisch, Italienisch und Französisch. Sie gilt für Oberfläche und lokale Hilfe; gespeicherte Kundentexte werden nicht übersetzt. und Verantwortlichkeiten

Workflow ist eine lokale Windows-Anwendung für 64-Bit-Systeme. Verwenden Sie einen unterstützten Windows-10- oder Windows-11-Rechner mit aktuellem Browser und ausreichend freiem Speicher für Anwendung, Dokumente und Sicherungen. Prüfen Sie zusätzlich die Systemanforderungen der konkret gelieferten Version; eine grosse Dokumentablage benötigt mehr Speicher als die EXE selbst.

Legen Sie vorab fest, wer die Installation administriert, wer Vorgänge bearbeitet und wer verbindliche Freigaben erteilt. Für einen einfachen Einzelplatzbetrieb genügt zunächst eine verantwortliche Person. Die fachliche Vier-Augen-Freigabe bestimmter Nachrichten benötigt trotzdem eine zweite berechtigte Person und einen passenden Lizenzumfang.

- Internet wird für Kauf, Download und konfigurierte externe Dienste benötigt.
- Der lokale Arbeitsbereich wird auf Ihrem Rechner gespeichert; ein Kauf erzeugt keine automatisch gehostete Teaminstallation.
- Ein NAS oder eine BeeStation kann Sicherungsziel sein. Die aktive SQLite-Datenbank gehört nicht auf eine synchronisierte Netzwerkfreigabe.

## 2. Download und sichere Ablage

1. Öffnen Sie die Lizenzmail zum bestätigten Kauf. Kaufadresse, Produkt und gewählte Nutzerzahl prüfen.
2. Laden Sie die EXE über den persönlichen Downloadlink herunter. Solche Links sind zeitlich und nach Abrufen begrenzt; ein erneuter Klick ist nicht unbegrenzt möglich.
3. Vergleichen Sie bei Bedarf den veröffentlichten SHA-256-Wert mit der heruntergeladenen Datei. Ein signiertes Release-Manifest muss mit einem unabhängig bekannten öffentlichen Schlüssel geprüft werden.
4. Bewahren Sie die EXE in einem festen lokalen Ordner auf. Ein erneuter Download oder eine anders benannte EXE setzt bestehende Nutzerdaten nicht zurück.
5. Speichern Sie die Lizenz an einem geschützten Ort, etwa im Passwortmanager. Nicht in Screenshots oder Supportnachrichten aufnehmen.

> Eine Signatur des Release-Manifests ist keine Windows-Publishersignatur. Eine Microsoft-Store-Zertifizierung oder ein automatisch installierter Desktop-Link wird nur zugesichert, wenn dies für das gelieferte Paket ausdrücklich ausgewiesen ist. Sicherheitswarnungen nicht ungeprüft umgehen; Paket und Herkunft zuerst prüfen lassen.

## 3. Anwendung starten und richtigen Arbeitsbereich öffnen

Starten Sie die EXE. Workflow startet einen lokalen Dienst und öffnet eine Browserseite. Standardmässig ist der Dienst nur unter `127.0.0.1` erreichbar; der übliche Port ist `8785`. Die konkret konfigurierte Installation kann einen anderen Port verwenden.

Ein Rechner kann mehrere Workflow-Ausgaben besitzen. Kontrollieren Sie deshalb die geöffnete Adresse und den verwendeten Startweg. Eine frühere Pilotinstallation kann andere Konten und einen anderen Port verwenden. Schliessen Sie nicht anhand des Browserfensters darauf, dass alle zugehörigen App-Prozesse beendet sind.

Wenn die Seite nicht erreichbar ist:

1. Prüfen, ob die EXE tatsächlich läuft und ob eine Fehlermeldung angezeigt wird.
2. Die Adresse aus dem Startvorgang verwenden; keinen alten gespeicherten Tab einer anderen Installation öffnen.
3. Bei einem belegten Port die zuständige Administration einschalten. Bestehende Dienste nicht ungeprüft beenden und keine Konten zurücksetzen.

## 4. Lokales Administratorkonto anlegen

Wenn noch kein lokales Konto existiert, erscheint die Ersteinrichtung mit Name, E-Mail und Passwort. Legen Sie ein eigenes Administratorkonto an. Verwenden Sie ein starkes, einzigartiges Passwort mit mindestens zwölf Zeichen und speichern Sie es geschützt. Anschliessend mit genau dieser E-Mail und diesem App-Passwort anmelden.

Das Konto ist lokal. Die bei Stripe verwendete Kaufadresse, das Supportpostfach und ein E-Mail-Passwort sind nicht automatisch Ihre App-Anmeldung. Für einen reinen Download wird kein lokales Benutzerkonto angelegt.

> Erscheint bereits „Anmelden“, existiert in diesem Datenbestand ein Konto. Das ist nach einem Update oder erneutem Download normal. Verwenden Sie die ursprünglichen lokalen Anmeldedaten. Die Datenbank nicht löschen, um die Ersteinrichtung erneut zu erzwingen.

## 5. Gekaufte Lizenz aktivieren

1. Mit dem lokalen Administratorkonto anmelden.
2. **Organisation** öffnen und zum Abschnitt **Lizenz und Testversion** gehen.
3. Den vollständigen Lizenzschlüssel aus der Kaufmail in das Feld **Lizenzschlüssel** einfügen.
4. **Lizenz aktivieren** wählen.
5. Die Bestätigung, Gültigkeit sowie belegte und verfügbare Nutzerplätze kontrollieren.

Alle aktiven Konten einschliesslich Administration zählen zum Nutzerlimit. Die Kaufstufen erlauben ein, fünf, zwanzig oder vierzig aktive Konten. Die separate kostenlose Test-App erlaubt zwei aktive Konten für vierzehn Tage ab dem ersten Start. Sie benötigt weder Zahlungsdaten noch einen Lizenzschlüssel und wird nicht automatisch in einen Kauf umgewandelt. Bereits gesondert ausgestellte signierte Testlizenzen behalten ihre eigene angezeigte Laufzeit ab Ausstellung.

Die Test-App verwendet standardmässig `http://localhost:8786` und den eigenen Datenordner `%LOCALAPPDATA%\VerwaltungsWorkflow-Trial`. Ein Neustart setzt die Testdauer nicht zurück. Nach Ablauf bleiben Anmeldung, vorhandene Daten und Hilfe lesbar; weitere Bearbeitung erfordert eine Kauf-Lizenz. Diese kann unter **Organisation → Lizenz und Testversion** direkt in der Test-App aktiviert werden, ohne den Arbeitsbestand zu löschen. Eine separat gestartete Kauf-App öffnet standardmässig einen anderen Datenordner und übernimmt Testdaten deshalb nicht automatisch. Vor einem Umzug sichern und den vorgesehenen Datenordner festlegen.

Bei einem ungültigen Schlüssel zuerst vollständige Übernahme, Systemdatum und richtige Ausgabe prüfen. Abgelaufene oder unpassende Lizenzen werden abgewiesen. Lizenzschlüssel nie an allgemeine Support-Chats schicken.

## 6. Minimal einrichten und ersten Testfall bearbeiten

Für den Start im kleinen Team:

1. Unter **Organisation** benötigte Teams beziehungsweise Abteilungen und Zuständigkeitsbereiche anlegen.
2. Mit ausreichender Lizenz zusätzliche lokale Benutzerkonten und passende Rollen anlegen.
3. Unter **Vorgänge** eine Vorgangsart und einen kurzen Titel wählen und **Entwurf anlegen** ausführen.
4. Den Vorgang öffnen, Prozessschritte und verfügbare Aktionen prüfen und zuständige Person, Team und Bereich zuweisen.
5. Einen internen Kommentar und ein unkritisches Testdokument hinterlegen. Scanstatus vor dem Herunterladen beachten.
6. Erst mit synthetischen Daten den Ablauf, Freigaben, Zustellung und Sicherung testen. Danach mit echten Anliegen beginnen.

Ein sichtbarer Menüpunkt bedeutet nicht, dass jede Rolle dort jede Aktion ausführen darf. Fehlende Aktionen können durch Rolle, Vorgangsstatus, Zuordnung oder Lizenz begründet sein.

## 7. Sicherung vor dem produktiven Einsatz

Die EXE allein ist keine Datensicherung. Zur Installation gehören Datenbank, Dokumente, Konfiguration und der lokale Sitzungsschlüssel. Eine Sicherung sollte auf dem Rechner und zusätzlich auf einem getrennten Ziel liegen. Ein nur auf demselben Laufwerk gespeichertes Archiv schützt nicht vor dessen Ausfall.

Die Administration richtet die regelmässige Sicherung und einen Wiederherstellungstest ein. Eine laufende SQLite-Datenbank darf nicht beliebig als einzelne Datei kopiert werden: Schreibstände können in WAL-Dateien liegen. Verwenden Sie eine konsistente SQLite-Sicherung oder eine vollständig beendete Anwendung.

Ein vorhandenes ALKENS-Betreiberbackup für Website-Verkaufsdaten sichert nicht automatisch Ihre lokale Arbeitsdatenbank. Prüfen Sie ausdrücklich, welcher Datenbestand in Ihrem Sicherungsjob enthalten ist.

## 8. Hilfe und typische Startprobleme

| Problem | Zuerst prüfen | Nächster Schritt |
| --- | --- | --- |
| Kein Formular zur Erstanmeldung | Wurde diese Installation schon benutzt? | Ursprüngliches lokales Konto verwenden. |
| Login fehlgeschlagen | Richtige lokale E-Mail, App-Passwort und Installation? | Nicht wiederholt raten; Administration kontaktieren. |
| Keine Bearbeitung möglich | Lizenz gültig, Rolle berechtigt, Vorgangsstatus passend? | Status in Organisation und konkreten Vorgang prüfen. |
| Keine Lizenzmail | Kauf bestätigt, richtige Kaufadresse, Spamordner? | Support mit Kaufreferenz kontaktieren; nicht erneut bezahlen. |
| Download nicht verfügbar | Link abgelaufen oder Abruflimit erreicht? | Berechtigten neuen Link anfordern. |
| Browserseite nicht erreichbar | Dienst gestartet, richtige Adresse und freier Port? | Startprotokoll durch Administration prüfen lassen. |

Das Benutzerhandbuch führt durch die tägliche Arbeit. Das Superuser-Handbuch behandelt Betrieb, Rollen, Schnittstellen und Wiederherstellung. Beide sind nach Anmeldung unter **Hilfe** verfügbar. Diese Installationsanleitung bleibt über **Installation & Hilfe** an der Anmeldung erreichbar.

Kontakt: [ALKENS Support](mailto:support@alkensdevelopment.ch). Senden Sie Produktversion, Zeitpunkt und einen bereinigten Fehlertext. Keine Passwörter, Lizenzschlüssel, Downloadtokens oder unnötigen Kundendaten übermitteln.