# Manuale amministratore Workflow 0.8.0 ## 1. Ambito Amministrare Workflow locale per piccoli gruppi e associazioni. Leggere prima installazione e manuale utente. Moduli pubblici, trasporto e-mail e integrazioni contabili richiedono configurazione e collaudo separati. ## 2. Configurazione iniziale Creare il primo amministratore soltanto in un’installazione vuota. Usare un account nominativo e una password robusta. Una schermata di accesso esistente indica un database da preservare durante il recupero. ## 3. Lingue DE, EN, IT e FR si scelgono per browser e vengono memorizzate localmente. Etichette e aiuto cambiano lingua; testi dei clienti, nomi e documenti no. Cambiare lingua non crea account o database. ## 4. Licenze e prova Attivare la licenza e verificare posti e scadenza. La prova permette due utenti attivi, amministratori inclusi, per 14 giorni dal primo avvio. Gli account disattivati non occupano posti attivi. Non eliminare lo stato della prova per prolungarla. ## 5. Account utente Creare un account per persona, assegnare il ruolo minimo necessario e controllare i posti attivi. Disattivare subito chi lascia il gruppo. Verificare i ruoli con un account non amministratore; nascondere un pulsante non controlla l’accesso. ## 6. Limiti dei ruoli Gli amministratori configurano il sistema, gli operatori trattano le pratiche autorizzate, gli approvatori decidono e i richiedenti inoltrano e seguono le proprie richieste accessibili. Permessi e assegnazioni sono verificati dal server. Provare la visibilità con account sintetici. ## 7. Organizzazione Creare gruppi e ambiti di competenza prima delle assegnazioni. Verificare gerarchie e stato attivo. Scegliere separatamente persona responsabile, gruppo e ambito, quindi salvare e controllare il risultato. ## 8. Modelli di processo Sette modelli coprono richieste clienti, acquisti, spese, revisioni documentali, adesioni, eventi e rimborsi. Vengono aggiunti automaticamente se mancanti, preservando le definizioni esistenti. Ogni pratica conserva una copia dei propri campi e regole. ## 9. Versioni dei processi Pubblicare una nuova versione per modifiche volute alla configurazione. Le pratiche esistenti mantengono la versione applicabile. Il motore a sette stati resta comune; questa versione non offre un editor grafico arbitrario degli stati né un servizio di escalation automatica. ## 10. Campi obbligatori e scadenze Verificare campi obbligatori, importi positivi e date prima dell’inoltro. Il modello propone una scadenza da controllare. Modificare i dati solo in bozza o revisione. Una scadenza visualizzata non garantisce la consegna di un promemoria. ## 11. Approvazione separata Le decisioni interne e associative richiedono una seconda persona autorizzata, diversa da richiedente e responsabile. Assegnare un approvatore o lasciare decidere una persona distinta idonea. Non condividere account amministrativi per aggirare la separazione. ## 12. Controlli dei documenti Spese, revisioni e rimborsi richiedono almeno un documento verificato prima dell’approvazione. Configurare il servizio di scansione supportato e controllare gli errori. Un documento bloccato, in attesa o con scansione fallita non soddisfa il requisito. Non dichiararlo sicuro senza controllo effettivo. ## 13. Commenti e accesso Spiegare la visibilità interna ed esterna dei commenti. Controllare l’accesso con un richiedente separato. Memorizzare solo dati necessari e allegare documenti alla pratica corretta. Visibilità esterna non significa consegna e-mail. ## 14. Risposte ai clienti Le richieste clienti non si chiudono senza risposta registrata. Confermare esplicitamente che la risposta è già avvenuta e inserire un riferimento per e-mail, lettera o portale. Il registro non invia nulla. Una revisione annulla la risposta precedente, che va verificata nuovamente. ## 15. E-mail e notifiche Configurare trasporto, mittente e modelli prima dell’invio automatico. Inserire credenziali solo nella configurazione locale protetta. Provare con un destinatario sintetico e verificare la ricezione. Controllare code ed errori, distinguendo accettazione del provider e ricezione. ## 16. Moduli e richieste via e-mail Gestire moduli distinti con chiavi stabili, anteprima e prova d’invio. Un modulo locale non diventa pubblico automaticamente. Pubblicare solo tramite un’integrazione hosting approvata. Per le e-mail verificare deduplicazione, persistenza, riferimento di passaggio e recupero. ## 17. Attività e report Assegnare attività e scadenze a persone identificate e controllare i ritardi. Usare i report per carico e avanzamento. L’assistenza IA locale richiede un servizio configurato; verificare i suggerimenti prima dell’uso. I suggerimenti non assumono decisioni di approvazione. ## 18. Tariffe e contabilità Gestire le tariffe e verificare i dati della fattura prima dell’esportazione contabile. Registrare il riferimento e riconciliare nel gestionale contabile. Approvare spese o rimborsi non dimostra un pagamento. I nuovi modelli non avviano bonifici. ## 19. Integrazioni Usare credenziali limitate e separate per integrazione, ove possibile. Provare endpoint, modalità, mappatura e ritentativi con dati sintetici. Una consegna creata non prova l’importazione: verificare la conferma del destinatario e conservarne il riferimento. ## 20. Backup Salvare in modo coerente database effettivo, documenti, impostazioni e materiale di ripristino. Usare la procedura prevista o arrestare l’app prima della copia. Pianificare backup su C e su un dispositivo indipendente, ad esempio NAS. Controllare esiti, spazio e allarmi. Custodire separatamente le chiavi. ## 21. Ripristino e aggiornamenti Provare il ripristino in una directory isolata, mai sopra l’unica copia produttiva. Verificare accesso, numero di pratiche, documenti e audit. Conservare precedente eseguibile e backup. Provare gli aggiornamenti su una copia e documentare ritorno e fermo accettato. ## 22. Conservazione ed eliminazione Definire periodi per documenti, e-mail, prove di audit e backup. Una data di revisione non elimina i dati da sola. Verificare obblighi applicabili prima della rimozione e includere la scadenza dei backup nel piano. ## 23. Controlli operativi e incidenti Controllare regolarmente avvio, età dei backup, code, integrazioni fallite e spazio disponibile. Nominare un responsabile e un obiettivo di recupero. In caso d’incidente conservare log, sospendere l’ingresso interessato, evitare duplicati e ripristinare da prove verificate. ## 24. Collaudo e supporto Prima del rilascio provare richiesta cliente fino alla chiusura, approvazione separata, blocco senza documento, ruoli, quattro lingue e ripristino. Registrare versione, risultati e ritorno. Contattare support@alkensdevelopment.ch senza password, token o dati personali superflui.