Importdateien mit KI vorbereiten
Diese Anleitung hilft beim Erstellen einer prüfbaren Excel-, CSV- oder TSV-Datei. Die KI darf nur formatieren und prüfen; sie darf keine Werte erfinden oder Konten zusammenfassen.
Schnellstart: Lade die KI-Importvorlage als Markdown-Datei herunter, kopiere den Arbeitsauftrag in deine KI und füge deine Exportdatei hinzu. So erhältst du ein reproduzierbares Mapping, ohne dass Werte erfunden oder verändert werden.
Unterstützte Strukturen
| Datensatz | Pflichtfelder | Typische Nutzung |
|---|---|---|
| Journal_Entries | Date, Account No | Konten- und Buchungsanalyse |
| Trial_Balance | Account No | Summen-/Saldenliste |
| PnL_Monthly | Month, Revenue | GuV- und Ergebnisentwicklung |
| Balance_Sheet | Account Name, Balance | Bilanz, Liquidität und Mittelfluss |
| Cost_Accounting | Period, Cost Center, Personnel Costs | Kostenstellenberichte |
| Occupancy_Actual | Service Offering, Occupied Places, Billing Days | Belegung und Deckungsbeitrag |
| Occupancy_Budget | Service Offering, Budget Occupied Places, Budget Billing Days | Belegungsbudget |
Sicherer KI-Auftrag
Bereite meine Exportdatei ausschließlich für ReqReporting vor. Erhalte jede Originalzeile, Kontonummer, Kostenstelle, Vorzeichen und Periode unverändert. Benenne nur Spalten in die kanonischen Felder um, entferne keine Daten und ergänze keine Werte. Liefere eine Excel-Datei mit einem klar benannten Datenblatt sowie eine Liste aller nicht eindeutig zuordenbaren Spalten. Prüfe Pflichtfelder, Datumsformat YYYY-MM-DD, Zahlenformat und leere Zeilen. Wenn etwas fehlt, melde es statt zu schätzen.
Vor dem Import prüfen
- Originaldatei unverändert sichern und nur eine Kopie vorbereiten.
- Perioden vollständig und eindeutig, ohne Summierung verschiedener Monate.
- Geldbeträge als Zahlen, Dezimaltrennzeichen konsistent, Gutschriften mit Quellvorzeichen.
- Kontonummern und Kostenstellen als Text oder stabile Ganzzahl erhalten.
- In ReqReporting importieren, automatische Zuordnung prüfen und bei Bedarf Map External Data öffnen.
- Nach dem Export Stichproben mit der Quelldatei und dem Blatt Kalkulationsgrundlage abgleichen.
Bei Fehlermeldungen bitte die konkrete Meldung, Dateiendung und betroffene Blatt-/Spaltennamen an support@alkensdevelopment.ch senden – niemals sensible Buchungsdaten.