1. Périmètre
Administrez Workflow local pour petites équipes et associations. Lisez d’abord les guides d’installation et utilisateur. Formulaires publics, messagerie et intégrations comptables nécessitent configuration et validation distinctes.
2. Configuration initiale
Créez le premier administrateur uniquement dans une installation vide. Utilisez un compte nominatif et un mot de passe fort. Un écran de connexion existant indique une base à préserver lors de la récupération.
3. Langues
DE, EN, IT et FR se sélectionnent par navigateur et sont mémorisés localement. Les libellés et l’aide changent, pas les textes clients, noms ou documents. Un changement de langue ne crée ni compte ni base.
4. Licences et essai
Activez la licence et vérifiez places et expiration. L’essai autorise deux utilisateurs actifs, administrateurs compris, pendant 14 jours dès le premier lancement. Les comptes désactivés ne comptent pas comme places actives. Ne supprimez pas l’état de l’essai pour le prolonger.
5. Comptes utilisateurs
Créez un compte par personne avec le rôle minimal nécessaire et contrôlez les places actives. Désactivez rapidement les départs. Vérifiez les rôles avec un compte non administrateur ; masquer un bouton ne contrôle pas l’accès.
6. Limites des rôles
Les administrateurs configurent le système, les gestionnaires traitent les dossiers autorisés, les approbateurs décident et les demandeurs soumettent et suivent les demandes accessibles. Droits et attributions sont vérifiés par le serveur. Testez la visibilité avec des comptes synthétiques.
7. Organisation
Créez équipes et domaines de compétence avant les attributions. Vérifiez rattachements et état actif. Choisissez séparément personne responsable, équipe et domaine, puis enregistrez et contrôlez le résultat.
8. Modèles de processus
Sept modèles couvrent demandes clients, achats, frais, révisions documentaires, adhésions, événements et remboursements. Ils sont ajoutés automatiquement s’ils manquent, sans écraser les définitions existantes. Chaque dossier conserve une copie de ses champs et règles.
9. Versions des processus
Publiez une nouvelle version pour les changements voulus. Les dossiers existants conservent leur version applicable. Le moteur à sept statuts reste commun ; cette version ne fournit ni éditeur graphique arbitraire d’états ni service d’escalade automatique.
10. Champs obligatoires et échéances
Vérifiez champs obligatoires, montants positifs et dates avant soumission. Le modèle propose une échéance à contrôler. Modifiez les données seulement en brouillon ou en révision. Une échéance affichée ne garantit pas la livraison d’un rappel.
11. Approbation distincte
Les décisions internes et associatives exigent une seconde personne autorisée, distincte du demandeur et du gestionnaire responsable. Attribuez un approbateur ou laissez décider une personne distincte habilitée. Ne partagez pas un compte administrateur pour contourner cette séparation.
12. Contrôle des documents
Frais, révisions et remboursements exigent au moins un document sain avant approbation. Configurez le service d’analyse pris en charge et contrôlez les échecs. Une analyse bloquée, en attente ou en échec ne remplit pas le prérequis. Ne déclarez pas un document sain sans contrôle réel.
13. Commentaires et accès
Expliquez la visibilité interne et externe des commentaires. Contrôlez l’accès avec un compte demandeur distinct. Ne stockez que les données nécessaires et rattachez les documents au bon dossier. La visibilité externe ne prouve pas un envoi d’e-mail.
14. Réponses clients
Les demandes clients ne se clôturent pas sans réponse consignée. Confirmez explicitement qu’elle a déjà été fournie et indiquez une référence pour e-mail, lettre ou portail. Cette consignation n’envoie rien. Une révision invalide la réponse précédente, à vérifier de nouveau.
15. E-mails et notifications
Configurez transport, expéditeur et modèles avant les envois automatiques. Saisissez les identifiants uniquement dans la configuration locale protégée. Testez avec un destinataire synthétique et vérifiez la réception. Surveillez files et échecs, en distinguant acceptation du fournisseur et réception.
16. Formulaires et réception par e-mail
Gérez des formulaires distincts avec clés stables, aperçu et test d’envoi. Un formulaire local n’est pas automatiquement public. Publiez uniquement via une intégration d’hébergement approuvée. Pour les e-mails, vérifiez déduplication, stockage durable, référence de transmission et récupération.
17. Tâches et rapports
Attribuez tâches et échéances à des personnes identifiées et contrôlez les retards. Utilisez les rapports pour suivre charge et avancement. L’assistance IA locale exige un service configuré ; vérifiez ses suggestions. Elles ne prennent pas les décisions d’approbation.
18. Tarifs et comptabilité
Gérez les tarifs et vérifiez la facture avant export comptable. Consignez la référence et rapprochez-la dans l’outil comptable. Une approbation de frais ou remboursement ne prouve pas un paiement. Les nouveaux modèles ne déclenchent aucun virement.
19. Intégrations
Utilisez si possible un identifiant restreint distinct par intégration. Testez endpoint, mode, correspondance des champs et reprises avec des données synthétiques. Une transmission créée ne prouve pas l’import : contrôlez l’accusé de réception et conservez sa référence.
20. Sauvegarde
Sauvegardez de façon cohérente base réelle, documents, paramètres et éléments de restauration. Utilisez la procédure prévue ou arrêtez l’application avant copie. Planifiez des sauvegardes sur C et un appareil indépendant, par exemple NAS. Vérifiez résultat, espace libre et alarmes. Gardez les clés séparément.
21. Restauration et mises à jour
Testez la restauration dans un répertoire isolé, jamais sur l’unique copie de production. Vérifiez connexion, nombre de dossiers, documents et audit. Conservez ancien exécutable et sauvegarde. Testez les mises à jour sur une copie et documentez retour arrière et indisponibilité acceptée.
22. Conservation et suppression
Définissez les durées pour documents, e-mails, preuves d’audit et sauvegardes. Une date de révision ne supprime pas les données à elle seule. Vérifiez les obligations avant suppression et incluez l’expiration des sauvegardes dans le plan.
23. Contrôles et incidents
Contrôlez régulièrement démarrage, ancienneté des sauvegardes, files, intégrations en échec et espace disque. Désignez un responsable et un objectif de reprise. En incident, préservez les journaux, suspendez l’entrée concernée, évitez les doublons et restaurez à partir d’éléments vérifiés.
24. Validation et support
Avant diffusion, testez une demande jusqu’à la clôture, une approbation distincte, le blocage sans document, les rôles, les quatre langues et une restauration. Consignez version, résultats et retour arrière. Contactez support@alkensdevelopment.ch sans mot de passe, jeton ou donnée personnelle inutile.