1. Ambito
Amministrare Workflow locale per piccoli gruppi e associazioni. Leggere prima installazione e manuale utente. Moduli pubblici, trasporto e-mail e integrazioni contabili richiedono configurazione e collaudo separati.
2. Configurazione iniziale
Creare il primo amministratore soltanto in un’installazione vuota. Usare un account nominativo e una password robusta. Una schermata di accesso esistente indica un database da preservare durante il recupero.
3. Lingue
DE, EN, IT e FR si scelgono per browser e vengono memorizzate localmente. Etichette e aiuto cambiano lingua; testi dei clienti, nomi e documenti no. Cambiare lingua non crea account o database.
4. Licenze e prova
Attivare la licenza e verificare posti e scadenza. La prova permette due utenti attivi, amministratori inclusi, per 14 giorni dal primo avvio. Gli account disattivati non occupano posti attivi. Non eliminare lo stato della prova per prolungarla.
5. Account utente
Creare un account per persona, assegnare il ruolo minimo necessario e controllare i posti attivi. Disattivare subito chi lascia il gruppo. Verificare i ruoli con un account non amministratore; nascondere un pulsante non controlla l’accesso.
6. Limiti dei ruoli
Gli amministratori configurano il sistema, gli operatori trattano le pratiche autorizzate, gli approvatori decidono e i richiedenti inoltrano e seguono le proprie richieste accessibili. Permessi e assegnazioni sono verificati dal server. Provare la visibilità con account sintetici.
7. Organizzazione
Creare gruppi e ambiti di competenza prima delle assegnazioni. Verificare gerarchie e stato attivo. Scegliere separatamente persona responsabile, gruppo e ambito, quindi salvare e controllare il risultato.
8. Modelli di processo
Sette modelli coprono richieste clienti, acquisti, spese, revisioni documentali, adesioni, eventi e rimborsi. Vengono aggiunti automaticamente se mancanti, preservando le definizioni esistenti. Ogni pratica conserva una copia dei propri campi e regole.
9. Versioni dei processi
Pubblicare una nuova versione per modifiche volute alla configurazione. Le pratiche esistenti mantengono la versione applicabile. Il motore a sette stati resta comune; questa versione non offre un editor grafico arbitrario degli stati né un servizio di escalation automatica.
10. Campi obbligatori e scadenze
Verificare campi obbligatori, importi positivi e date prima dell’inoltro. Il modello propone una scadenza da controllare. Modificare i dati solo in bozza o revisione. Una scadenza visualizzata non garantisce la consegna di un promemoria.
11. Approvazione separata
Le decisioni interne e associative richiedono una seconda persona autorizzata, diversa da richiedente e responsabile. Assegnare un approvatore o lasciare decidere una persona distinta idonea. Non condividere account amministrativi per aggirare la separazione.
12. Controlli dei documenti
Spese, revisioni e rimborsi richiedono almeno un documento verificato prima dell’approvazione. Configurare il servizio di scansione supportato e controllare gli errori. Un documento bloccato, in attesa o con scansione fallita non soddisfa il requisito. Non dichiararlo sicuro senza controllo effettivo.
13. Commenti e accesso
Spiegare la visibilità interna ed esterna dei commenti. Controllare l’accesso con un richiedente separato. Memorizzare solo dati necessari e allegare documenti alla pratica corretta. Visibilità esterna non significa consegna e-mail.
14. Risposte ai clienti
Le richieste clienti non si chiudono senza risposta registrata. Confermare esplicitamente che la risposta è già avvenuta e inserire un riferimento per e-mail, lettera o portale. Il registro non invia nulla. Una revisione annulla la risposta precedente, che va verificata nuovamente.
15. E-mail e notifiche
Configurare trasporto, mittente e modelli prima dell’invio automatico. Inserire credenziali solo nella configurazione locale protetta. Provare con un destinatario sintetico e verificare la ricezione. Controllare code ed errori, distinguendo accettazione del provider e ricezione.
16. Moduli e richieste via e-mail
Gestire moduli distinti con chiavi stabili, anteprima e prova d’invio. Un modulo locale non diventa pubblico automaticamente. Pubblicare solo tramite un’integrazione hosting approvata. Per le e-mail verificare deduplicazione, persistenza, riferimento di passaggio e recupero.
17. Attività e report
Assegnare attività e scadenze a persone identificate e controllare i ritardi. Usare i report per carico e avanzamento. L’assistenza IA locale richiede un servizio configurato; verificare i suggerimenti prima dell’uso. I suggerimenti non assumono decisioni di approvazione.
18. Tariffe e contabilità
Gestire le tariffe e verificare i dati della fattura prima dell’esportazione contabile. Registrare il riferimento e riconciliare nel gestionale contabile. Approvare spese o rimborsi non dimostra un pagamento. I nuovi modelli non avviano bonifici.
19. Integrazioni
Usare credenziali limitate e separate per integrazione, ove possibile. Provare endpoint, modalità, mappatura e ritentativi con dati sintetici. Una consegna creata non prova l’importazione: verificare la conferma del destinatario e conservarne il riferimento.
20. Backup
Salvare in modo coerente database effettivo, documenti, impostazioni e materiale di ripristino. Usare la procedura prevista o arrestare l’app prima della copia. Pianificare backup su C e su un dispositivo indipendente, ad esempio NAS. Controllare esiti, spazio e allarmi. Custodire separatamente le chiavi.
21. Ripristino e aggiornamenti
Provare il ripristino in una directory isolata, mai sopra l’unica copia produttiva. Verificare accesso, numero di pratiche, documenti e audit. Conservare precedente eseguibile e backup. Provare gli aggiornamenti su una copia e documentare ritorno e fermo accettato.
22. Conservazione ed eliminazione
Definire periodi per documenti, e-mail, prove di audit e backup. Una data di revisione non elimina i dati da sola. Verificare obblighi applicabili prima della rimozione e includere la scadenza dei backup nel piano.
23. Controlli operativi e incidenti
Controllare regolarmente avvio, età dei backup, code, integrazioni fallite e spazio disponibile. Nominare un responsabile e un obiettivo di recupero. In caso d’incidente conservare log, sospendere l’ingresso interessato, evitare duplicati e ripristinare da prove verificate.
24. Collaudo e supporto
Prima del rilascio provare richiesta cliente fino alla chiusura, approvazione separata, blocco senza documento, ruoli, quattro lingue e ripristino. Registrare versione, risultati e ritorno. Contattare support@alkensdevelopment.ch senza password, token o dati personali superflui.