2. Tableau de bord personnel
Consultez les dossiers attribués, échéances et tâches en début de journée. Votre rôle et les attributions déterminent les dossiers et actions accessibles. Si un dossier attendu manque, contactez l’administrateur sans créer de doublon.
3. Démarrer un processus
Ouvrez l’assistant, choisissez Demandes clients, Approbations internes ou Administration associative, puis le modèle. Renseignez un titre clair, les champs obligatoires et une échéance. Les montants doivent être positifs avec deux décimales au maximum. L’enregistrement crée un brouillon ; il ne soumet ni n’approuve le dossier.
4. Demandes clients
Renseignez le nom, l’e-mail et la demande du client, puis attribuez la responsabilité et l’échéance. Soumettez le brouillon et commencez l’examen. Utilisez commentaires, tâches et documents. Avant la clôture, consignez la réponse réellement fournie, avec son canal et une référence d’envoi pour l’e-mail, la lettre ou le portail.
5. Achats et frais
Pour un achat, saisissez fournisseur, motif, montant et devise. Les frais exigent aussi un justificatif avant approbation. Une seconde personne autorisée décide ; le demandeur et la personne chargée du traitement ne peuvent pas approuver leur propre demande. L’approbation ne déclenche aucun virement bancaire.
6. Révision documentaire
Saisissez le titre et les instructions de vérification. Ajoutez le document et attendez un résultat d’analyse sain. La personne compétente peut approuver, refuser ou demander une révision à l’aide des actions disponibles. Un document bloqué ou non vérifié ne remplit pas le prérequis.
7. Processus associatifs
Les demandes d’adhésion enregistrent le nom et le type d’adhésion. Les demandes d’événement enregistrent date, lieu et objectif. Les remboursements enregistrent bénéficiaire, motif, montant et devise et exigent un justificatif. Attribuez une personne distincte pour l’approbation. Ces processus ne créent pas automatiquement un registre des membres, ne réservent pas un événement et n’effectuent pas de paiement.
8. Responsabilités et échéances
Attribuez personne, équipe et domaine de compétence, puis enregistrez. Choisissez séparément la personne habilitée à approuver si nécessaire. Vérifiez l’attribution et l’échéance enregistrées. Les champs obligatoires et l’échéance sont modifiables en brouillon ou en révision, pas pendant la décision.
9. Statuts et révision
Les statuts communs sont Brouillon, Soumis, En examen, Révision demandée, Approuvé, Refusé et Clos. Chaque modèle affiche des étapes adaptées. Le serveur contrôle droits et prérequis. Corrigez le prérequis manquant indiqué. Une révision invalide la réponse client précédemment consignée.
10. Commentaires et documents
Choisissez délibérément la visibilité interne ou externe des commentaires. N’incluez pas de notes internes dans les commentaires destinés au client. Ajoutez les documents au bon dossier et vérifiez leur analyse. Conservez les preuves originales et évitez les données personnelles inutiles.
11. Réponse et communication
Consigner une réponse déjà fournie n’envoie aucun message. Pour l’envoi, utilisez l’espace de communication configuré et contrôlez son état. Une entrée en file ou une requête SMTP acceptée ne confirme pas la réception. Résolvez les échecs et évitez les doublons.
12. Clôture et audit
Avant de clôturer, vérifiez décision, documents, réponse et tâches restantes. Les changements de statut et attributions sont audités. Rapports et exports comptables facilitent le suivi sans constituer une preuve de paiement. Utilisez la référence du dossier lors des transmissions.
13. Compte et assistance
Utilisez votre propre compte et gardez votre mot de passe secret. L’essai autorise deux comptes actifs, administrateurs compris. Contactez l’administrateur pour les accès, la conservation, les sauvegardes et les intégrations. Pour le support, écrivez à support@alkensdevelopment.ch avec version, référence et erreur reproductible, sans secret ni contenu client inutile.