Benutzerhandbuch

1. Schnellstart für den Arbeitstag

1. Workflow über den vereinbarten Startweg öffnen und mit Ihrem lokalen Konto anmelden.
2. Start oder Übersicht aufrufen. Offene Vorgänge und überfällige Fristen beachten.
3. Als bearbeitende Person Pendenzen öffnen. Eigene und zu übernehmende Teamaufgaben prüfen.
4. Einen Vorgang öffnen, aktuelle Zuständigkeit und nächsten Prozessschritt lesen.
5. Bearbeitung dokumentieren, benötigte Unterlagen ergänzen und nur die sachlich passende Aktion ausführen.
6. Bei externer Kommunikation den Zustellstatus prüfen; ein gespeicherter Entwurf oder eine lokale Outbox-Datei ist kein bestätigter Empfang beim Kunden.

Erledigte Arbeit mit einem nachvollziehbaren Ergebnis abschliessen. Ein Statuswechsel ohne notwendige Dokumentation ersetzt keine fachliche Prüfung.

2. Orientierung und Navigation

Start bündelt Schnellzugriffe. Übersicht zeigt Kennzahlen und sichtbare Vorgänge. Unter Vorgänge finden Sie die Liste sowie Details des ausgewählten Eintrags. Fristen ordnet Vorgänge mit Terminen. Mitarbeitende können zusätzlich die Prozessübersicht verwenden.

Je nach Rolle erscheinen Pendenzen, Kundenanfragen, Kundenformulare, Organisation, Integrationen, Automatisierung und Änderungsprotokoll. Administrationsmenüs sind nicht für jedes Konto verfügbar.

• Zurück führt innerhalb der App zur vorherigen Ansicht. Es löscht keine Daten.
• Ein Klick auf eine Vorgangsreferenz oder einen Eintrag öffnet den zugehörigen Vorgang.
• Im Detailbereich führen Sprunglinks zu Prozess, Pendenzen, Kommentaren, Dokumenten und Nachrichten.
• Hilfe ist zusätzlich im Kopfbereich erreichbar, auch auf schmalen Fenstern.

Ungeänderte Formulare können Sie verlassen. Prüfen Sie vor dem Wechsel, ob eine Änderung tatsächlich gespeichert wurde; das Ausfüllen eines Felds ist nicht gleichbedeutend mit Speichern.

3. Anmeldung und persönliche Sicherheit

Verwenden Sie Ihre lokale App-E-Mail und Ihr App-Passwort. Eine Kaufadresse oder ein Postfachpasswort ist nicht automatisch die App-Anmeldung. Nach längerer Inaktivität kann eine erneute Anmeldung erforderlich sein. Abmelden beendet Ihre Sitzung; den Browser zu schliessen beendet nicht zwingend den lokalen Dienst.

Teilen Sie kein Konto mit anderen Mitarbeitenden. Nur persönliche Konten machen Zuständigkeiten und Bearbeitung nachvollziehbar. Arbeiten Sie nicht dauerhaft mit Administratorrechten, wenn eine normale Bearbeitungsrolle ausreicht.

Bei wiederholtem Loginfehler die Anmeldedaten prüfen und nicht weiter raten: Die Anwendung begrenzt fehlgeschlagene Versuche zeitweise. Bei Passwortverlust wenden Sie sich an die zuständige Administration. Eine selbstständige Wiederherstellung per E-Mail wird in dieser Ausgabe nicht zugesichert.

4. Neuen Vorgang erfassen

Ab Version 0.8.0 stehen sieben geführte Vorlagen bereit: Kundenanfrage, Einkaufsfreigabe, Spesenfreigabe, Dokumentenprüfung, Mitgliedschaftsantrag, Veranstaltungsanfrage und Rückerstattungsantrag. Wählen Sie die passende Gruppe und Vorlage, erfassen Sie die Pflichtfelder und kontrollieren Sie die vorgeschlagene Frist. Geldbeträge müssen positiv sein und dürfen höchstens zwei Nachkommastellen haben. Speichern erstellt zunächst einen Entwurf.

Bei Kundenanfragen sind Kontaktname und E-Mail erforderlich. Vor dem Abschluss muss eine tatsächlich erfolgte Antwort ausdrücklich dokumentiert werden. Für E-Mail, Brief und Portal ist eine Versandreferenz notwendig. Dieser Vermerk versendet selbst keine Nachricht. Eine Überarbeitung verwirft den bisherigen Antwortvermerk.

Interne Freigaben und Verbandsprozesse benötigen eine zweite berechtigte Person: Antragstellende und bearbeitende Person dürfen nicht selbst entscheiden. Spesen, Dokumentenprüfungen und Rückerstattungen benötigen vor Genehmigung mindestens ein geprüftes Dokument. Eine Freigabe löst keine Bankzahlung aus. Prozessangaben können im Entwurf oder in der Überarbeitung angepasst werden.

Anfragende Personen, Bearbeitung und Administration können je nach Berechtigung Entwürfe anlegen. Die Rolle Freigabe erfasst nicht automatisch neue Vorgänge.

1. Vorgänge öffnen und zum Formular Neuer Vorgang gehen.
2. Die passende Vorgangsart wählen. Sie bestimmt den fachlichen Ablauf.
3. Einen eindeutigen, ausreichend langen Titel eingeben, zum Beispiel „Mitgliedschaft – Rückfrage zum Beitrag“.
4. Entwurf anlegen wählen und die erzeugte Referenz notieren.
5. Den Detailbereich prüfen. Eine noch fehlende Beschreibung oder Zuständigkeit vor der Weiterbearbeitung klären.

Kundenanfragen aus einem angebundenen E-Mail- oder Formularweg sind ein eigener Eingang. Erstellen Sie nicht vorsorglich zusätzlich einen zweiten Vorgang, wenn bereits eine Anfrage mit derselben Referenz vorliegt. Zuerst den vorhandenen Eingang prüfen.

5. Vorgangsstatus und Prozessschritte verstehen

Die einzelnen Prozessschritte haben zusätzlich Ausstehend, Aktiv, Erledigt, Handlungsbedarf oder Nicht erforderlich. Das ist nicht dieselbe Skala wie der Gesamtstatus. Eine erledigte Aufgabe allein genehmigt daher keinen Vorgang.

Die Anwendung zeigt nur aktuell erlaubte Aktionen wie Einreichen, Prüfung starten, Überarbeitung verlangen, Freigabe empfehlen, Genehmigen, Ablehnen oder Abschliessen. Für Überarbeitung und Ablehnung ist eine Begründung erforderlich. Schreiben Sie konkret, welche Unterlagen oder Gründe zur Entscheidung geführt haben.

6. Zuständigkeit und Übergabe

Ein Vorgang kann eine bearbeitende Person, ein Team beziehungsweise eine Abteilung und einen Zuständigkeitsbereich besitzen. Dies sind drei unterschiedliche Angaben. Ein Bereich kann einer Abteilung zugeordnet oder übergreifend sein.

1. Den Abschnitt Zuständigkeit öffnen.
2. Aus den erlaubten Personen, Teams und Bereichen wählen.
3. Zuweisung speichern ausführen.
4. Die gespeicherten Angaben im Vorgang kontrollieren.
5. Bei einer Übergabe einen internen Kommentar mit Bearbeitungsstand, offenen Fragen und Termin ergänzen.

Nach Übergabe kann ein Vorgang aus Ihrer bearbeitbaren Liste verschwinden. Das ist bei eingeschränkten Zuständigkeiten erwartetes Verhalten. Bitten Sie bei einer Fehlzuordnung die verantwortliche Administration um Prüfung; legen Sie den Vorgang nicht nochmals an.

7. Pendenzen und Fristen bearbeiten

Pendenzen zeigt eigene Aufgaben und übernehmbare Teamaufgaben. Öffnen Sie den zugehörigen Vorgang vor einer verbindlichen Änderung. Übernahme, Statusänderung und Erledigung nur mit dem tatsächlich erzielten Ergebnis dokumentieren.

Die Vorgangsfrist und ein Termin einer einzelnen Aufgabe können voneinander abweichen. Unter Fristen wird die Frist des sichtbaren Vorgangs angezeigt. Eine überfällige Markierung ersetzt keinen vereinbarten Vertretungs- oder Eskalationsprozess.

• Zu Arbeitsbeginn fällige und überfällige Einträge prüfen.
• Bei Abwesenheit Übergabe mit Zuständigkeit und konkretem Folgetermin vereinbaren.
• Bei Blockierung den Grund intern festhalten und die zuständige Stelle informieren.
• Vorgang und Aufgabe nicht nur zur Bereinigung einer Liste abschliessen.

Falls eine Aktion fehlt, Rolle und Zuständigkeit prüfen. Nicht alle Mitarbeitenden dürfen dieselben Aufgaben verändern.

8. Interne und externe Kommentare

Interne Kommentare dienen der Zusammenarbeit im Team. Externe Kommentare können anfragenden Personen im berechtigten App-Zugriff sichtbar sein. Extern bedeutet nicht, dass automatisch eine E-Mail versendet wird.

Vor dem Speichern prüfen:

1. Ist der richtige Vorgang geöffnet?
2. Ist die Sichtbarkeit intern oder extern richtig gewählt?
3. Enthält der Text nur erforderliche Angaben?
4. Sind Rückfragen, Zuständigkeit und nächster Schritt verständlich?

Vertrauliche interne Einschätzungen nicht als externen Kommentar erfassen. Zugangsdaten gehören weder in interne noch in externe Kommentare. Für eine tatsächliche Nachricht an die Kontaktadresse verwenden Sie den Kommunikationsbereich und prüfen dessen Versandstatus.

9. Dokumente sicher hinterlegen

1. Den richtigen Vorgang öffnen und Dokumente aufrufen.
2. Datei auswählen oder in die Ablagezone ziehen.
3. Den Upload ausdrücklich speichern und die Erfolgsmeldung prüfen.
4. Dateiname, Grösse und Prüfstatus in der Liste kontrollieren.

Der Standardgrenzwert beträgt 20 MB pro Datei; die Administration kann ihn konfigurieren. Eine hochgeladene Datei kann auf Prüfung warten. Erst freigegebene Dokumente besitzen einen Downloadlink. Die sichtbare administrative Freigabe ist eine manuelle Prüfung und kein Beleg eines automatisch angeschlossenen Virenscanners.

Bei einer abgelehnten oder verdächtigen Datei die Administration informieren. Dateien nicht ausserhalb der vorgesehenen Prüfung weitergeben. Versions- oder Korrekturhinweise in einem passenden Kommentar festhalten; ein erneuter Upload ist nicht automatisch ein Versionsvergleich.

10. Nachrichten vorbereiten und Zustellung prüfen

Für manuelle Nachrichten gilt ein Freigabeablauf. Bearbeitung und Administration bereiten Nachrichten vor; eine andere berechtigte Person muss die Freigabe erteilen. Ein eigenes Administratorkonto hebt die Trennung zwischen Ersteller und freigebender Person nicht auf.

1. Kanal, Empfänger, Betreff und verständlichen Nachrichtentext eingeben.
2. Den gespeicherten Entwurf prüfen und Zur Prüfung einreichen wählen.
3. Die berechtigte zweite Person prüft Inhalt und Empfänger und gibt frei.
4. Die konfigurierte Zustellung ausführen beziehungsweise deren automatischen Versuch prüfen.
5. Bei Fehlern den Eintrag erhalten und die Ursache klären. Nicht parallel eine zweite Nachricht erzeugen, ohne den ersten Versuch zuzuordnen.

Automatische Statusmeldungen folgen den eingerichteten Regeln und sind von manuellen Nachrichten zu unterscheiden. Ein fachlich korrekt geänderter Status garantiert nicht den Empfang einer Nachricht.

11. Kundenanfragen und Formulare

Im Menü Kundenanfragen werden eingegangene Anliegen nach dem konfigurierten Verfahren bearbeitet und zugeordnet. Ein E-Mail-Import muss separat eingerichtet sein. Nicht jede empfangene Mail ist automatisch ein neuer Vorgang; mögliche Duplikate und Referenzen zuerst prüfen.

Administrierende erstellen und pflegen unter Kundenformulare die Vorlagen. Normale Nutzer können nur die Funktionen verwenden, die ihre Rolle und die konkrete Veröffentlichung erlauben. Ein externer Kunde benötigt für ein ausdrücklich veröffentlichtes Kundenformular nicht automatisch einen internen App-Zugang.

Der lokale Link einer Windows-Anwendung ist von ausserhalb des Rechners nicht ohne Weiteres erreichbar. Kopieren Sie Kunden deshalb nicht einfach eine 127.0.0.1-Adresse. Fragen Sie nach dem freigegebenen HTTPS-Formularweg oder dem vereinbarten Supportkontakt.

Der Formularservice auf Start ist eine gesonderte Anbindung. Ein erzeugter Startlink bedeutet nicht, dass ausgefüllte Angaben bereits automatisch in den Vorgang importiert wurden.

12. Rechnungen, Fachanwendungen und KI

Bei Genehmigung kann eine administrativ aktivierte Gebührenregel eine Rechnung erzeugen. Im Vorgang zeigt Rechnung & Buchhaltung Rechnungsnummer, Betrag und Exportstatus. Lokal exportiert bedeutet Dateiübergabe, nicht bestätigte Buchung im Buchhaltungssystem und nicht automatisch eine an Kunden zugestellte Rechnung.

Eine Übergabe unter An Drittsystem übergeben erzeugt abhängig vom Profil eine Datei oder einen ausdrücklich aktivierten externen Aufruf. Prüfen Sie die Referenz im Zielsystem und dokumentieren Sie den tatsächlichen Empfang. Ein angelegtes Integrationsprofil ist kein Nachweis einer produktiv funktionierenden Fachanbindung.

Die KI-Hilfe kann bei Zusammenfassung und Entwürfen unterstützen, sofern sie eingerichtet ist. Prüfen Sie Vorschläge auf Richtigkeit und Vertraulichkeit. KI erteilt keine verbindliche Genehmigung, zahlt keine Rechnung und sendet keine rechtlich verbindliche Nachricht selbstständig. Ohne eingerichteten Dienst kann nur ein lokaler regelbasierter Fallback oder eine Nichtverfügbarkeitsmeldung erscheinen.

13. Fehler melden und Arbeit sicher abschliessen

Eine gute Meldung enthält Produktversion, Zeitpunkt, betroffene Vorgangsreferenz, erwartete Aktion und bereinigten Fehlertext. Beschreiben Sie, ob die Aktion nach erneutem Laden bereits gespeichert war. Einen Zahlungs- oder Versandvorgang bei unklarem Zustand nicht blind wiederholen.

Keine Passwörter, vollständigen Lizenzschlüssel, Downloadtokens, Sitzungscookies oder unnötigen Kundendokumente an den Support schicken. Screenshots vorher prüfen und bei Bedarf schwärzen.

Vor Arbeitsschluss offene Pendenzen, fehlgeschlagene Zustellungen und notwendige Übergaben bearbeiten. Auf gemeinsam genutzten Rechnern abmelden. Bei Ausfällen den vereinbarten alternativen Kontaktweg nutzen und später nachvollziehbar nacherfassen, statt unbestätigte Eingänge zu löschen.