2. Dashboard personale
Controllare pratiche assegnate, scadenze e attività all’inizio della giornata. Ruolo e assegnazioni determinano le pratiche e le azioni disponibili. Se manca una pratica attesa, contattare l’amministratore senza crearne una copia.
3. Avviare un processo
Aprire la procedura guidata, scegliere richieste dei clienti, approvazioni interne o amministrazione associativa, quindi il modello. Inserire un titolo chiaro, tutti i campi obbligatori e una scadenza. Gli importi devono essere positivi e avere al massimo due decimali. Salvare crea una bozza: non invia né approva la pratica.
4. Richieste dei clienti
Registrare nome, e-mail e richiesta del cliente, quindi assegnare responsabilità e scadenza. Inoltrare la bozza e avviare l’esame. Utilizzare commenti, attività e documenti. Prima della chiusura, registrare la risposta realmente fornita, con canale e riferimento d’invio per e-mail, lettera o portale.
5. Acquisti e spese
Per gli acquisti indicare fornitore, motivo, importo e valuta. Le spese richiedono anche un giustificativo prima dell’approvazione. Decide una seconda persona autorizzata; richiedente e responsabile della lavorazione non possono approvare la propria richiesta. L’approvazione non avvia un pagamento bancario.
6. Revisione dei documenti
Inserire titolo del documento e istruzioni di verifica. Caricare il documento e attendere l’esito positivo della scansione. La persona competente può approvare, rifiutare o richiedere una revisione con le azioni disponibili. Un documento bloccato o non verificato non soddisfa il requisito.
7. Processi associativi
Le domande di adesione registrano nome e tipo di adesione. Le richieste di eventi registrano data, luogo e scopo. I rimborsi registrano beneficiario, motivo, importo e valuta e richiedono un giustificativo. Assegnare un approvatore distinto. Questi processi non creano automaticamente un registro soci, non prenotano eventi e non eseguono pagamenti.
8. Responsabilità e scadenze
Assegnare persona, gruppo e ambito di competenza, quindi salvare. Scegliere separatamente l’approvatore quando necessario. Verificare assegnazione e scadenza salvate. I dati obbligatori e le scadenze sono modificabili in bozza o in revisione, non durante la decisione.
9. Stati e revisione
Gli stati comuni sono Bozza, Inoltrata, In esame, Revisione richiesta, Approvata, Rifiutata e Chiusa. Ogni modello mostra fasi adeguate. Il server controlla autorizzazioni e requisiti. Risolvere il requisito mancante indicato. Una revisione invalida la risposta al cliente precedentemente registrata.
10. Commenti e documenti
Scegliere consapevolmente la visibilità interna o esterna dei commenti. Non includere annotazioni interne nei commenti rivolti al cliente. Allegare i documenti alla pratica corretta e verificarne la scansione. Conservare le prove originali ed evitare dati personali non necessari.
11. Risposte e comunicazione
Registrare una risposta già fornita non invia messaggi. Per l’invio usare l’area comunicazione configurata e controllare lo stato di consegna. Una voce in coda o una richiesta SMTP accettata non conferma la ricezione. Risolvere gli errori ed evitare invii duplicati.
12. Chiusura e tracciabilità
Prima di chiudere verificare decisione, documenti, risposta e attività residue. Cambi di stato e assegnazioni vengono registrati nell’audit. Report ed esportazioni contabili aiutano il seguito, ma non provano un pagamento. Usare il riferimento della pratica nei passaggi di consegne.
13. Account e assistenza
Usare il proprio account e mantenere segreta la password. La prova permette due account attivi, amministratori inclusi. Rivolgersi all’amministratore per accessi, conservazione, backup e integrazioni. Per il supporto scrivere a support@alkensdevelopment.ch con versione, riferimento ed errore riproducibile, senza segreti o dati superflui.